Obowiązek złożenia raportu dotyczy wszystkich przewoźników oraz autoryzowanych zarządców, którzy w 2025 r. posiadali ważny certyfikat bezpieczeństwa lub autoryzację bezpieczeństwa. Obowiązek ten dotyczy zarówno przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność w 2025 r., jak i tych, którzy uzyskali certyfikat bezpieczeństwa w 2025 r. i nie rozpoczęli działalności przewozowej.
Informacje, jak złożyć raport, dostępne są na stronach „Złóż raport w sprawie bezpieczeństwa za poprzedni rok kalendarzowy” dla przewoźników kolejowych i zarządców infrastruktury.
Najnowsze wytyczne, jak opracować raport bezpieczeństwa za 2025 r., oraz wzór formularza do raportu, można znaleźć na stronie urzędu, w zakładce Raport bezpieczeństwa za 2025 rok.
Karze pieniężnej podlega zarządca lub przewoźnik kolejowy, który nieterminowo przedłożył Prezesowi UTK raport w sprawie bezpieczeństwa. Wysokość kary może zostać ustalona do 2% rocznego przychodu przedsiębiorcy, osiągniętego w poprzednim roku obrotowym.
Przewoźnicy i zarządcy, którzy są jednocześnie podmiotami odpowiedzialnymi za utrzymanie, składają sprawozdania z utrzymania w terminach zależnych od planowanego terminu audytu/kontroli w przedsiębiorstwie. Prezes UTK przekazuje pisemnie każdemu przedsiębiorcy informacje o konkretnym terminie złożenia sprawozdania z utrzymania.
Szczegółowe wytyczne dotyczące sprawozdań z utrzymania można znaleźć w dziale Wytyczne do raportów i sprawozdań.