Do 31 maja 2025 r. przewoźnicy kolejowi i zarządcy infrastruktury powinni złożyć Prezesowi Urzędu Transportu Kolejowego raport w sprawie bezpieczeństwa za 2024 rok.
Urząd wyjaśnia, że raporty można dostarczyć UTK na trzy sposoby:
- za pośrednictwem platformy ePUAP lub e-Doręczeń;
- osobiście, a więc w siedzibie głównej Urzędu Transportu Kolejowego lub w jednym z 8 oddziałów terenowych;
- w formie tradycyjnej za pośrednictwem operatora pocztowego lub firmy kurierskiej.
Przy czym warto pamiętać o pewnym ograniczeniu, jeśli dany podmiot wyśle raport tradycyjną drogą, ale nie za pośrednictwem Poczty Polskiej. Otóż datą złożenia raportu bezpieczeństwa jest data doręczenia przesyłki do UTK przez kuriera, a nie dzień jego nadania. Poza tym, przesłanie raportu bezpieczeństwa tylko e-mailem nie wystarcza, aby uznać, że został on złożony skutecznie.
Obowiązek złożenia raportu dotyczy wszystkich przewoźników oraz autoryzowanych zarządców, którzy w 2024 r. posiadali ważny certyfikat bezpieczeństwa lub autoryzację bezpieczeństwa. Obowiązek ten dotyczy zarówno przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność w 2024 r., jak i tych, którzy uzyskali certyfikat bezpieczeństwa w 2024 r. i nie rozpoczęli działalności przewozowej.
Raport powinien być podpisany zgodnie z reprezentacją wskazaną w Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub analogicznym rejestrze.
Jeśli raport podpisze pełnomocnik, należy dołączyć do raportu oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej z tytułu złożenia pełnomocnictwa.
Wniesienie opłaty skarbowej wymagane jest również, gdy raport podpisany został przez prokurenta.
Do raportów należy dołączyć opis stopnia realizacji celów założonych na 2024 r. oraz celów wyznaczonych na 2025 r. Wymaganymi załącznikami do raportów jest wypełniony arkusz CSI, który zawiera wspólne wskaźniki bezpieczeństwa. Oraz wykaz informacji o stosowaniu wspólnej metody bezpieczeństwa w zakresie oceny i wyceny ryzyka oraz informacja o stosowaniu wspólnej metody bezpieczeństwa w zakresie oceny i wyceny ryzyka.
Szczegółowe informacje znajdują się w Wytycznych do raportu w sprawie bezpieczeństwa za 2024 r.